PRIVACY VERKLARING ADR PRACTITIONER MediationRotterdam MRG
Versie.2018.juni
Algemeen
We zijn ons bewust dat onze organisatie persoonlijke en vertrouwelijke informatie verzamelt. We
rekenen het tot onze taak en zorg om hierin uw privacy te garanderen. Via deze Privacy Verklaring
informeren wij u hoe we hieraan vorm en inhoud geven, hoe wij werken, welke informatie we
waarom verzamelen en hoe we hiermee uw bezoekers- en klantervaring beogen te verbeteren.
Deze Privacy Verklaring is van toepassing op de diensten van MediationRotterdam MRG. Wij
wijzen u erop dat MediationRotterdam MRG niet verantwoordelijk is voor privacybeleid van
andere websites en bronnen.
Op basis van het privacybeleid respecteert MediationRotterdam MRG de privacy van al haar
website gebruikers en cliënten. Alle verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld.
Toestemming
Iedere cliënt/opdrachtgever is op basis van de aan ons verstrekte opdracht automatisch akkoord/
stemt in met onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.
Iedere bezoeker van deze website gaat automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden en
deze Privacy Verklaring.
Gebruikmaken van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor éé van onze diensten vragen wij u om persoonlijke en
bedrijfsgerelateerde informatie. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van
de afgenomen dienst(en). Alle informatie wordt opgeslagen op de beveiligde servers van
MediationRotterdam MRG of van één van onze contractpartners. MediationRotterdam MRG zal
deze informatie niet koppelen aan of gebruiken in combinatie met andere informatie waarover
wordt beschikt.
Type informatie en dossiers
MediationRotterdam MRG verzamelt informatie met betrekking tot het uitvoeren van een ADR
opdracht, waaronder begrepen arbitrage, bemiddeling, bindend advies (niet-bindend advies),
conflict coaching, mediation, onderhandeling, iedere andere vorm van ADR alsmede hybride
varianten.
Hierbij worden twee informatie typen en dossiers onderscheiden, namelijk:
(1) cliënt informatie bedoeld voor het ADR cliënt dossier en
(2) proces/procedure informatie bedoeld voor het ADR proces/procedure
dossier.
MediationRotterdam MRG beheert de beide informatie typen / dossiers op beveiligde servers.
ADR cliënt dossier
MediationRotterdam MRG houdt van iedere (kandidaat) cliënt een cliënt dossier. Dit dossier bevat:
• Gegevens van het bedrijf of de locatie waar de zakelijke activiteiten feitelijk worden uitgevoerd,
waaronder: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur
informatie;
• Gegevens van de natuurlijke persoon, waaronder: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte
gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
Cliënten kunnen gegevens in het cliëntldossier niet zelf beheren. Het cliëntdossier is niet
openbaar.
Indien de opdracht wordt beëindigd door de cliënt of MediationRotterdam MRG, of beiden, wordt
het cliëntdossier voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij de cliënt om verwijdering verzoekt.
ADR proces/procedure dossier
MediationRotterdam MRG houdt van ieder(e) uitgevoerd(e) ADR proces/procedure een ADR
proces/procedure dossier.
Dit dossier bevat:
Alle online/offline documenten, zoals:
start- en slotdocument, overeenkomsten, verslagen, notulen, aantekeningen, notities, brieven,
faxberichten, emailberichten, correspondentie, facturen,
alle andere/overige documenten m.b.t. dit proces/deze procedure;
• Gegevens m.b.t. de opdrachtgever(s), deelnemende partijen, ingeschakelde derden, zoals
adviseurs, consultants, juristen, advocaten, notarissen, accountants, overige personen, bedrijven
of organisaties voor zover betrokken bij dit proces / deze procedure,
waaronder:
• Indien zakelijk: gegevens van het bedrijf, inbegrepen: NAW gegevens, bedrijfsregistratie
gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
• Indien natuurlijk persoon: gegevens van de natuurlijke persoon, inbegrepen: NAW gegevens, ID
gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie.
Een proces/procedure dossier is niet openbaar.
Een proces/procedure dossier is vertrouwelijk. Het uitvoeren van audits door bevoegde
autoriteiten en toezichthouders is toegestaan.
Een proces/procedure dossier wordt voor onbepaalde tijd aangehouden, ook na de beëindiging
van de opdracht, ongeacht de reden van de beëindiging.
Na de beëindiging van de opdracht kunnen de deelnemende opdrachtgevers/cliënten gezamenlijk
verzoeken om het verwijderen van het proces/procedure dossier. MediationRotterdam MRG kan
toestemming onthouden indien hiertoe aanleiding bestaat of indien de wet of een bevoegde
autoriteit dit verlangt; in voorkomend geval is MediationRotterdam MRG gehouden verzoekers
dienaangaande te informeren. Onder alle omstandigheden dienen de verzoekers
MediationRotterdam MRG te vrijwaren van aansprakelijkheid indien het verwijderingsverzoek
wordt toegewezen.
Communicatie
Aan ons verstuurde correspondentie, in welke vorm dan ook, kan worden worden bewaard en
opgeslagen. Soms wordt u gevraagd hierbij persoonlijke informatie aan te leveren die verband
houdt met het onderwerp van de correspondentie. Op deze manier is mogelijk uw
correspondentie procesmatig en inhoudelijk correct af te behandelen. Alle informatie wordt
opgeslagen op beveiligde servers van MediationRotterdam MRG of van 1 van onze
contractpartners. MediationRotterdam MRG zal deze informatie niet koppelen aan of gebruiken in
combinatie met andere informatie waarover wordt beschikt.
Cookies
MediationRotterdam MRG verzamelt informatie met als doel de bezoekers en gebruikers van de
website beter te begrijpen en van dienst te kunnen zijn. Deze website maakt gebruik van
"cookies" zodat kan worden geanalyseerd hoe bezoekers de website gebruiken. De via "cookies"
verkregen informatie kan worden doorgeleid of opgeslagen op beveiligde servers van
MediationRotterdam MRG of 1 van onze contractpartners. We gebruiken de verkregen informatie
om uw website bezoek te evalueren, om (management) rapportages te maken en u gerelateerde
diensten en producten aan te bieden.
Gebruik
Wij gebruiken de verkregen informatie niet voor andere doeleinden zoals beschreven in dit privacy
beleid tenzij we hiervoor separaat uw toestemming hebben verkregen.
Intern gebruik
De informatie wordt intern binnen MediationRotterdam MRG gebruikt. Al onze medewerkers zijn
verplicht de vertrouwelijk van uw gegevens en informatie te respecteren.
Gebruik t.b.v. audits en onderzoek
De informatie kan worden gebruikt ten behoeve van audits en onderzoeken uitgevoerd door
bevoegde autoriteiten, toezichthouders, MediationRotterdam MRG, dan wel andere organisaties
hiertoe gemachtigd door 1 van de hiervoor genoemde organisaties. Wetenschappelijk onderzoek
valt onder strekking van deze bepaling.
Verkoop aan andere partijen
MediationRotterdam MRG verkoopt informatie niet door aan andere partijen, tenzij hiervoor
specifiek toestemming voor is verkregen van de betreffende cliënten.
Gebruik door andere partijen
De informatie wordt niet gebruikt door andere partijen, tenzij hiervoor specifiek toestemming is
verkregen van de betreffende cliënten.
Aanpassingen
Ons privacy beleid is gericht op het gebruik en mogelijkheden van deze website en onze diensten.
Iedere wijziging of aanpassing van deze website of onze diensten kan leiden tot aanpassing van
ons privacy beleid. Om deze reden adviseren wij u om tijdens ieder bezoek of gebruik van onze
diensten kennis te nemen van onze disclaimer, algemene voorwaarden en privacy verklaring. Door
het bezoeken van deze website of het gebruiken van onze diensten wordt u geacht hier uitvoering
aan te hebben gegeven en akkoord te gaan met ons meest recente privacy beleid. Hiervoor
maken wij nadrukkelijk een voorbehoud.
Keuzes ten aanzien van persoonlijke informatie
Wij bieden onze cliënten de mogelijkheid hun aan ons ter beschikking gestelde informatie te
bekijken, te wijzigen of te verwijderen.
Aan- en afmelden voor nieuwsbrieven
Onder aan iedere nieuwsbrief bevindt zich een aan- en afmeldingsknop of instructie.
Aan- of afmelden communicatie
Indien u uw gegevens zoals bij ons geregistreerd wilt wijzigen of verwijderen verzoeken wij u met
ons contact op te nemen. Zie hiervoor de onderstaande contactgegevens.
Uitzetten cookies
De meest browsers accepteren automatisch cookies. We wijzen u erop dat u deze automatische
acceptatie kunt uitzetten. Ook kunt u een melding aanzetten die u bericht wanneer cookies
worden toegepast zodat u per cookie kunt besluiten over acceptatie of afwijzing. Het is mogelijk
dat sommige functies van deze website niet of niet volledig functioneren of toegankelijk zijn indien
cookies niet of beperkt worden geaccepteerd. Hiervoor maken we een voorbehoud.
Slotbepalingen
Op deze Privacy Verklaring is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Indien deze Privacy Verklaring iets niet, onvoldoende of verkeerd regelt, is MediationRotterdam
MRG bevoegd tot aanpassing.
Deze Privacy Verklaring kan uitsluitend integraal worden geaccepteerd. Indien deze Privacy
Verklaring op onderdelen niet kwalificeert, blijft hetgeen kwalificeert onverkort geldig.
Indien een geschil ontstaat voortkomend uit deze Privacy Verklaring zijn partijen gehouden eerst
mediation of een minnelijke regeling te beproeven, alvorens het geschil aan de bevoegde rechter
in Nederland voor te leggen. In geval van meertaligheid prefereert de Nederlandse taal.
Vragen en feedback
Wij controleren regelmatig onze interne procedures met betrekking tot ons privacybeleid.
Indien u vragen of opmerkingen heeft verzoeken wij u met ons contact op te nemen.
Gebruik hiervoor het contactformulier op deze website of schrijf ons: info@mediation-rotterdam.nl
ter attentie van de privacyfunctionaris.